IT教育元年

パソコンの総入れ替えに伴う、社員全員のチャレンジ

昨今、中小企業やビルメンテナンス業界において、IT化の立ち遅れが顕著だという記事を目にすることが多くなりました。当社はこれまでWindows7を活用していましたが、マイクロソフト社が「2020年１月にWindows7のサポートを終了する」と発表したのをきっかけに、社内すべてのパソコンを入れ替えることを決定。それに伴い、「IT化の立ち遅れ」に対処するひとつのチャレンジを行いました。
企業にとって、パソコンの導入や移行は非常に高額な投資です。それにもかかわらず、これまで当社は多額の資金を使って専門業社に依頼して、推奨されるままにパソコンを選び、セキュリティを設定し、ネットワークを構築していました。いま改めて振り返れば、反省と自責しかありません。ITインフラの整備は、会社にとって、いわば中枢神経のようなものです。それが滞りなく、スムーズに流れ続けることによって、会社は体制が整い、事業が円滑に進むのです。
それにもかかわらず、当社はこれまで詳しく調べもせず、それほど大事な作業を専門業社に一任していました。今回、パソコンの総入れ替えに伴って全社挙げて取り組んだ試みは、そうした悪習を排除し、IT化を実践的に促進するものだったのです。

2018年、当社は全社挙げてのコンセプトとして「教育改革」を表明。これまでの研修体制を見直すとともに、各現場での対応や業務管理などの側面において、新たにコンサルティング会社へ監修と指導を依頼しました。
そうした中で、担当コンサルタントと現状を踏まえて相談したところ、「社員がもっとITに触れる機会を持つ必要がある」「もっと積極的にIT教育を行わなければならない」という結論に到達。ちょうど、Windows7のサポート終了を契機に、全社のパソコン代替えを行うタイミングであったことから、パソコンの初期設定を社員一人一人が自力で行う社内プロジェクトを実施することに決めました。
パソコンの組み立てから始まり、OSの初期設定、ネットワーク環境の確認、メールの設定、経理・財務ソフトの設定、その他各ソフトの設定など、これまで外部に委託していた作業を、社員が自分自身で行う、という内容です。事前には、ITコンサルタントの協力を仰ぎながら、マニュアル作成など入念に準備。企画から実践に至るまで、非常に時間がかかり、ゴールデンウイークの大半を費やすことになりました。
もちろんパソコンは、「設定して終わり」というわけではありません。昨今、日本では個人情報の流出や、ずさんなプライバシー管理などのトラブルが多数発生しています。そうした問題を未然に防ぐため、セキュリティ対策を確実に施し、不正アクセスを防止することは、企業にとって重要な責務です。そのため、専門業社に依頼し、会社全体のセキュリティを確認してもらう一方で、社員一人一人の意識を向上。「ファイアウォール」や「アクセス制御」など、セキュリティに関する用語を理解したり、バックアップシステムの意義について学んだりしたほか、100％理解するのは困難だとしても、ITシステムの設計段階から当社社員が携わり、専門業者やITコンサルティング会社に一から教えてもらいながら、ようやく完成させました。リコージャパン株式会社渋谷営業所：幸田様をはじめとして、多くのエンジニアの方にご多忙のなかご協力いただき、アドバイスを頂戴しました。この場を借りて、改めてお礼を申し上げます。

プロジェクトを実行していく過程で、本当に保管しておく必要があるのか不明なデータが大量に蓄積しているということが判明。一つひとつ中身を精査し、大々的な削除をするという作業も発生しました。
法律によって、保管が定められているデータを除き、これまで無意識に蓄積し続けたデータを削除し、「データのダイエット」を行うことは、ネットワークの速度を上げ、サーバーの空き容量を増やしただけでなく、「本当に必要なデータをこれまで以上に大切に扱う」という意識づけにもなりました。また、「残すべきデータ」と「削除しても構わないデータ」の境界線が明確になり、「本当に大切なデータとは何か」を改めて考える良いきっかけにもなりました。当社が蓄積しているデータの多くは、お客様とのやりとりの中で生まれていきます。そうしたデータを整理整頓することで、お客様とのやり取りが効率化され、スピーディーな処理を実現することにもつながるのだということも、社員全員が深く理解しました。
今回の取り組みで、パソコンについてすべて理解できたというわけではありませんが、社員の間でIT用語が具体性をもって飛び交うようになったことは、大きな進化と言えるでしょう。また、これまでどうしてもITやコンピュータに苦手意識を持っていた社員も、今回のチャレンジによって、そうした意識を少なからず克服しているように見えます。